К нам обратился наш постоянный клиент с просьбой навести порядок в их кадровой документации, уделив особое внимание документам сотрудников отдела продаж. Иными словами, требовался кадровый аудит и разработка недостающей документации.
Поводом к этому стало изменение системы мотивации менеджеров по продажам и их руководителя (РОПа). Генеральный директор хотел внедрить новую систему к началу сезона продаж (в течение 2-х месяцев), поэтому требовалось как можно быстрее проверить имеющиеся кадровые документы и юридически грамотно оформить недостающие.
Этап №1. Кадровый аудит
Мы посетили офис клиента, провели вводную беседу с HR менеджером и директором, запросили у них все кадровые документы компании, подробно изучив их. В совокупности это мероприятие заняло у нас около 12 часов.
После этого в течение 1 (одной) недели был составлен подробный отчёт (8 страниц) о проведенном аудите, на основе которого Генеральный директор и HR менеджер могли оценить состояние кадровой документации.
В данном случае — твёрдая четвёрка. На редкость хороший результат. Все обнаруженные нарушения незначительны и, в случае проверки Инспекции труда, с большой долей вероятности, компания бы избежала штрафов.
Тем не менее, мы систематизировали все выявленные нарушения в таблицу, чтобы работнику отдела кадров и руководству было наглядно понятны слабые места их документов и потенциальные риски для компании.
Этап №2. Разработка недостающих документов, внесение дополнений и изменений
Мы скорректировали Положение об оплате труда, которое содержало условие о премировании сотрудников в строгом соответствии с требованиями клиента. Положение о премировании можно было разработать и отдельным документом, но по внутренним причинам, мы решили оформить его единым документом с Положением об оплате труда.
Также мы разработали Положение об индексации заработной платы, чтобы исключить риски споров с сотрудниками и контролирующими органами относительно размеров и правил ежегодной индексации заработной платы.
Детализировали и дополнили ПВТР и Должностные инструкции сотрудников положениями о необходимо внесения сведений в CRM.
Совместно с HR менеджером и РОПом устранили прочие незначительные нарушения.
Какие кадровые документы мы настоятельно рекомендуем подписать с менеджерами отдела продаж
Избежать штрафов при оформлении трудовых отношений возможно, оформив необходимый минимум документов в соответствии с законодательством: трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, политика по персональным данным с отметкой сотрудника об ознакомлении.
Но есть ли какие-то документы или фишки, которые стоит учесть при трудоустройстве сотрудников отдела продаж? Да, есть.
- Предусмотрите в трудовом договоре критерии успешного прохождения испытательного срока. Практически все работодатели указыают условие об испытательном сроке, но практически никто не пишет детально, что будет считаться провалом испытания. В качестве таких критериев можно указать, например, закрытие KPI не ниже определенного процента, выполнение плана продаж, отсутствие дисциплинарных взысканий и так далее.
- Должностная инструкция и Правила внутреннего трудового распорядка должны быть не просто копиркой закона или болванкой из интернета. Вам нужно в деталях расписать обязанности продажника, правила этикета, правила работы с информационными системами компании, требования к квалификации, речи, внешнему виду менеджера, указать какие нарушения являются более серьезными, а какие менее и так далее.
- Обязательно подпишите с МОПами и РОПом соглашение о неразглашении, также известное как NDA. В данном документе можно предусмотреть условия о том, что сотрудник обязуется не передавать никому клиентскую базу, не допускать утечку информации конкурентам, предусмотреть последствия санкции за такие нарушения.
- NCA — соглашение о неконкуренции, как юридический инструмент борьбы с переманиванием клиентов, снижает риски того, что продажник, получив у вас мощный старт, уволится и откроет компанию-конкурента, уведя к себе часть ваших клиентов.
- Кодекс делового поведения. В нём можно развить темы недопустимости конкуренции с работодателем, запрета использовать ресурсы компании (в том числе рабочее время) в личных целях и многое-многое другое.
Необходимо отметить, что три последних документа не позволят полностью исключить риски слива информации конкурентам, поскольку не так просто доказать, что именно сотрудник виновен в информационных утечках, однако значительно снижают такие риски.
В 2018 г. мы уже разбирали эту тему на семинаре для Центра поддержки предпринимательства Свердловской области
Если вам требуется аудит или разработка кадровых — обратитесь к нам
ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Получите первичную бесплатную консультацию юриста по телефону или мессенджеры и узнайте что Вам делать прямо сейчас
Также по теме кадровых документов
| Как победить работника в трудовом споре. Правильно оформляем кадровые документы Комментарий Страшнова А.М. для интернет-портала Деловой Квартал от 08.10.2018г. |
